Ster­ke alge­me­ne voor­waar­den: een krach­tig wapen tegen wan­be­ta­lers (B2B)

We haalden het in onze eerdere publicatie al aan: wanbetaling in B2B-relaties is helaas een ingrijpende realiteit waar veel ondernemingen vroeg of laat mee geconfronteerd worden. Klanten die te laat of zelfs helemaal niet betalen, kunnen de cashflow ernstig verstoren en het voortbestaan van je onderneming zelfs bedreigen. Nochtans zijn er doeltreffende juridische tools om het risico te beperken. Eén daarvan is het strategisch inzetten van je algemene voorwaarden.

Tot op zekere hoogte geniet je de vrijheid om de inhoud van je algemene voorwaarden te bepalen. Die moeten wel redelijk en evenwichtig opgesteld zijn: de klant mag niet buitensporig worden benadeeld.

Maak je algemene voorwaarden afdwingbaar

Waar het vaak misloopt bij ondernemingen: je hebt wel quasi waterdichte algemene voorwaarden, maar ze blijken achteraf niet afdwingbaar ten aanzien van de klant. Houd er rekening mee dat algemene voorwaarden enkel geldig zijn indien de klant ze (uiterlijk) voor de aankoop heeft aanvaard. Het volstaat niét om de algemene voorwaarden louter op je website te publiceren of op je factuur te vermelden.

Om als onderneming de toepassing van algemene voorwaarden te garanderen, is het belangrijk deze tijdig te communiceren. Vermeld ze bijv. op offertes, overeenkomsten en/of bestelbonnen. Vermeld ze ook op de achterzijde van je factuur, met duidelijke verwijzing ernaar op de ommezijde én verwijs ernaar in je communicatie. Vraag je klant (indien dit praktisch haalbaar is) om de algemene voorwaarden te ondertekenen.

Maak ook je sales- en administratiepersoneel hiervan bewust. Zij zijn vaak het eerste contact met de klant en moeten dus ook weten hoe ze algemene voorwaarden correct moeten communiceren.

“Battle of the forms”

In B2B-relaties komt het geregeld voor dat beide partijen hun eigen algemene voorwaarden willen toepassen. In dat geval geldt de zogenaamde “battle of the forms”. De partij die als laatste haar voorwaarden geldig communiceert én bevestigd krijgt, haalt vaak haar slag thuis. Opgelet dus bij bevestiging van bestellingen of opdrachten.

Nuttige clausules

Er bestaan diverse clausules om je te beschermen tegen wanbetalers. Hierna halen we er enkele aan die zinvol kunnen zijn om als duidelijke set regels in je algemene voorwaarden te integreren.

De betalingstermijn

We raden je aan de betalingstermijn en de vervaldag duidelijk te specificeren in de algemene voorwaarden en te vermelden dat de factuur integraal en tijdig moet worden betaald.

Betwistingen

Vermeld in je algemene voorwaarden dat betwistingen schriftelijk en binnen een bepaalde periode moeten gebeuren.

Rente en kosten

Ook het vermelden van de rente en kosten bij laattijdige betaling is een must. Leg een interestvoet vast bij laattijdige betaling (bijv. de wettelijke interestvoet of een hogere conventionele rente).

Bepaal daarnaast ook een schadebeding: een forfaitaire schadevergoeding in geval van wanbetaling (bijv. 10% van het factuurbedrag met een minimum van 150,00 EUR). Vermeld er idealiter bij dat deze van rechtswege zullen verschuldigd zijn.

Opschorting van prestaties

Je kan jezelf als onderneming het recht voorbehouden om verdere leveringen of prestaties op te schorten bij openstaande schulden. Deze clausule heeft uiteraard weinig waarde als de prestaties erin bestaan om eenmalig een goed of dienst te leveren.

Eigendomsvoorbehoud

Een eigendomsvoorbehoud biedt een extra zekerheid voor de onbetaalde verkoper. De koper wordt dan namelijk pas eigenaar na volledige betaling. Dit principe geldt niet alleen bij een koop-verkoop, ook bij aannemingsovereenkomsten kan de aannemer eigenaar blijven van de verwerkte materialen tot deze volledig zijn betaald.

Pandclausule

Het pandrecht is een zakelijk zekerheidsrecht op roerende goederen. Het geeft het recht aan je onderneming om bepaalde roerende goederen van je schuldenaar te verkopen bij wanbetaling. Het geeft de pandhouder in sommige gevallen tevens voorrang bij betaling boven andere schuldeisers. Dit pand moet wel geregistreerd worden in het Nationaal Pandregister.

Deze clausules verhogen niet alleen de kans op tijdige betaling, maar versterken ook je positie bij eventuele invorderingsprocedures.

Wet Betalingsachterstand to the rescue

Wanneer je als onderneming toch nalaat om een contractuele betalingstermijn en dergelijke af te spreken, biedt de Wet betalingsachterstand nog soelaas.

Betalingsachterstand is een vorm van contractbreuk, die door het in rekening brengen van een vaak lage of zelfs geen interest op achterstallige betalingen, voor de schuldenaren financieel aantrekkelijk is geworden. De wetgever is daartegen opgetreden.

De wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, opgenomen in het Wetboek economisch recht, is van toepassing bij wanbetaling en heeft als doel de betalingsachterstand bij handelstransacties te bestrijden. Deze wet versterkt de positie van ondernemingen door duidelijke betalingsregels op te leggen. Wanneer partijen geen betalingstermijn zijn overeengekomen, moet de betaling binnen 30 kalenderdagen plaatsvinden en de termijn mag niet langer zijn dan 60 dagen.

Voor betalingsachterstanden bij handelstransacties geldt een specifieke wettelijke interestvoet, vastgelegd in bijzondere wetgeving. Deze wordt halfjaarlijks bijgewerkt en eveneens gepubliceerd op de website van de FOD Financiën. Voor het eerste semester 2025 bedraagt de interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties 11,5%. De interesten beginnen automatisch te lopen na het verstrijken van de betalingstermijn, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is.

Daarnaast heeft de onderneming als schuldeiser, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, recht op een forfaitaire vergoeding van 40,00 EUR voor invorderingskosten. Overschrijden de reële kosten dit bedrag, dan kan ook een aanvullende schadevergoeding worden gevorderd.

Algemene voorwaarden op maat

Tot slot: elke sector kent zijn specifieke risico’s en noden. Kopieer aldus niet achteloos de algemene voorwaarden die je van een andere onderneming op internet vindt.

DELEN: