Een nieu­we werk­ne­mer in dienst? Enke­le aandachtspunten.

Arbeidsovereenkomst van bepaalde of onbepaalde duur?

Indien u als werkgever een nieuwe werknemer wenst aan te werven, kan u dit op verschillende manieren doen. De arbeidsovereenkomstenwet onderscheidt verschillende soorten arbeidsovereenkomsten die worden ingedeeld op basis van de volgende criteria:

• de aard van de verrichte arbeid (arbeider, bediende, handelsvertegenwoordiger,…);
• de omvang van de tewerkstelling (voltijds of deeltijds);
• de duur van de tewerkstelling (bepaalde of onbepaalde duur).

De meeste arbeidsovereenkomsten worden gesloten voor onbepaalde duur. De wetgever gaat er namelijk van uit dat dit soort arbeidsovereenkomst de meeste waarborgen biedt aan de werknemer, meer bepaald inzake ‘vastheid van betrekking’. Aan dergelijke arbeidsovereenkomst zijn bovendien geen vormvereisten verbonden, indien het een voltijdse betrekking betreft.

De meeste vragen die in de praktijk rijzen, hebben dan ook betrekking op arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur. Dergelijke arbeidsovereenkomsten moeten voor iedere werknemer schriftelijk en uiterlijk op datum van aanwerving worden vastgesteld. In tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, kent een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur een duidelijke einddatum. De arbeidsovereenkomst van bepaalde duur wordt bijgevolg vaak ingezet bij een vervanging of bij (tijdelijke) opdrachten in een drukke periode. Het voordeel aan een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur is dat deze arbeidsovereenkomst automatisch eindigt op een vooraf vastgelegde datum die duidelijk vermeld wordt in de arbeidsovereenkomst. Zowel werkgever als werknemer weten bij aanvang van de tewerkstelling wanneer deze zal eindigen.

Uiteraard zijn er ook enkele aandachtspunten bij een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur. Zo zal het niet eenvoudig zijn om een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (eenzijdig) op te zeggen. De werkgever kan dit immers enkel doen in de eerste helft van de looptijd van de arbeidsovereenkomst en ten laatste binnen de eerste zes maanden. Nadien kan de arbeidsovereenkomst enkel opgezegd worden mits betaling van een vergoeding ter waarde van het nog te presteren gedeelte. Dit bedrag is weliswaar gelimiteerd tot maximaal het dubbele van het loon dat overeenstemt met de opzegtermijn die van toepassing zou geweest zijn ingeval van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.

Een tweede aandachtspunt is het feit dat, behoudens in een aantal specifieke uitzonderingsgevallen, het in principe verboden is om verschillende (maximaal 4 opeenvolgende) arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur na elkaar te sluiten. In een dergelijk geval vindt de wetgever een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur immers verkiesbaar.

Behalve in enkele specifieke gevallen, kiest een werkgever dus best voor een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Hoewel dit wettelijk niet verplicht is, is het te allen tijde raadzaam om een dergelijke arbeidsovereenkomst schriftelijk overeen te komen. Hierdoor weten partijen bij een eventuele betwisting veel beter waar ze aan toe zijn.

Werkgever en werknemer kunnen op elk moment een einde maken aan de overeenkomst van onbepaalde duur. Later in deze reeks ‘sociaal recht‘ zullen we uitvoerig ingaan op de modaliteiten die gepaard gaan met een dergelijke beëindiging.

Loon van de werknemer

Vaststelling en hoogte van het loon

Als werkgever bent u in beginsel vrij om samen met de werknemer het bedrag van zijn loon vast te stellen.

De hoogte van het loon waarop een werknemer recht heeft, maakt dus in principe het voorwerp uit van de wilsovereenstemming tussen partijen. Het loon dat aan de werknemer wordt toegekend moet daarbij bepaald (bv. een concreet overeengekomen bedrag per maand, per week) of bepaalbaar (bv. stukloon, uurloon, commissieloon,…) zijn.

Evenwel bestaan er inzake de ‘loonhoogte’ bindende minimumnormen, vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s), die primeren op de wil van de partijen en waarvan de individuele arbeidsovereenkomst derhalve niet mag afwijken. Om het bedrag van het loon van een werknemer te bepalen, moet u als werkgever dus rekening houden met de sectorale CAO’s die van toepassing zijn op de activiteitensector van de werkgever en werknemer.

Het minimumloon dat in ieder geval aan de werknemer moet worden betaald, wordt concreet bepaald aan de hand van ‘loonschalen’ (in functie van de anciënniteit van de werknemer én zijn functieclassificatie). De toepasselijke sectorale CAO’s en minimlonen zijn vrij raadpleegbaar op een specifieke website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO): ‘www.minimumlonen.be'.

In het geval er binnen de sector of de onderneming van de werkgever geen enkel specifiek barema voorzien is, moet er teruggegrepen worden naar de algemene normen omtrent het ‘minimummaandinkomen’, vervat in de (algemene) CAO nr. 43 (voltijdse arbeid) of de CAO nr. 35 (deeltijdse arbeid).

Mogelijkheden m.b.t. ‘alternatieve’ verloning

In de war for talent trachten ondernemingen hun werknemers van bij de indiensttreding een competitief en aantrekkelijk loonpakket aan te bieden.

Binnen deze context worden vaak alternatieve verloningspistes bewandeld om (mede om redenen van kostenefficiëntie) het loonniveau van de werknemer op te krikken.

Er bestaan diverse mogelijkheden om een gediversifieerd verloningspakket aan te bieden.

• de toekenning van aandelenopties;
• het organiseren van een aanvullende pensioenpijler (bv. een groepsverzekering);
• het afsluiten van een hospitalisatieverzekering;
• het ter beschikking stellen van IT-tools (pc, tablet, smartphone, internet,…);
• de toekenning van maaltijdcheques of andere maaltijdformules;
• de toekenning van niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen (bv. een bonusplan);
• de toekenning van premies (bv. een winstpremie);
• de toekenning van een bedrijfswagen (met of zonder tankkaart) of een mobiliteitsbudget;
• …

Ieder van bovenstaande vormen van ‘loonoptimalisatie’ (die uiteraard onderling kunnen gecombineerd worden) bevat zijn eigen spelregels, doch allen laten zich kenmerken door eenzelfde doelstelling, nl. het uitwerken van een verloningsbeleid op maat waarbij de netto-draagkracht van de werknemer wordt verhoogd en tegelijkertijd ook de (para)fiscale en sociale druk van de werkgever wordt gereduceerd.

De toekenning van elk van voorgaande alternatieve verloningsvormen vergt voor iedere onderneming maatwerk en moet doordacht, rekening houdend met alle mogelijke implicaties voor werkgever en (een groep van) werknemer(s) worden doorgevoerd.

Terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’

Heel wat ondernemingen betalen ook ‘kosten eigen aan de werkgever’ uit.

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die de werknemer maakt in kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar die in feite ten laste zijn van de werkgever. Denk daarbij aan:

• kosten m.b.t. woonwerkverplaatsingen of beroepsverplaatsingen met de eigen wagen van de werknemer;
• autokosten (m.b.t. de stalling van de wagen, parking en carwash);
• kosten inzake het gebruik van eigen pc / laptop en internetverbinding bij thuiswerk;
• bureaukosten bij thuiswerk;
• ….

De terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever wordt zowel door de RSZ als de fiscus niet als loon beschouwen en kan op twee manieren gebeuren:

• terugbetaling van de effectieve / reële kost: dit dient aan de hand van bewijsstukken te gebeuren;
• betaling van een forfait: hoewel bij een dergelijk systeem geen effectieve ‘bewijsstukken’ (bv. ‘bonnetjes’) moeten worden afgeleverd, zal de werkgever het gehanteerde forfait wél moeten kunnen verantwoorden (bv. aan de hand van een addendum bij de arbeidsovereenkomst).

De RSZ aanvaardt sedert enkele jaren dat voor kleine kosten, die moeilijk bewijsbaar zijn, de werkgever deze forfaitair mag ramen. De RSZ heeft in dat verband een onkostentabel gepubliceerd waarin een beschrijving wordt gegeven van de verschillende kostenposten waarvoor een forfaitaire raming wordt aanvaard. Het gaat daarbij onder meer om:

• kosten woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen: 0,3707 EUR/km;
• garagekosten: 50,00 EUR per maand;
• parkeerkosten: 15,00 EUR per maand;
• kosten voor carwash: 15,00 EUR per maand;
• kosten inzake internet (20,00 EUR per maand) en eigen PC / laptop (20,00 EUR per maand);
• bureaukosten bij thuiswerk: 140,15 EUR per maand.

Wij merken op dat de voormelde bedragen de forfaits betreffen die op vandaag (31.05.2022) door de RSZ worden aanvaard. Deze kostenforfaits kunnen door de RSZ steeds worden gewijzigd en/of geactualiseerd.

De toekenning van dergelijke kostenvergoedingen kan niet ongebreideld of zonder (schriftelijke) verantwoording door de werkgever worden toegepast. Bovendien moet ook telkens aan specifieke voorwaarden voldaan zijn.

Het is steeds raadzaam om enkel effectief gemaakte kosten terug te betalen én een objectief systeem van kostenvergoedingen (bv. voor bepaalde functies) te hanteren. In de praktijk wordt binnen deze context dan ook bij voorkeur voorzien in een addendum bij de arbeidsovereenkomst, waarin alle afspraken omtrent de terugbetaling van voormelde kosten eigen aan de werkgever zijn vervat.

Arbeidsduur: 38 uur of 40 uur + ADV-dagen?

In principe mag een werkgever zijn werknemers maximaal 38 uur laten presteren. Dit kan bijvoorbeeld door de werknemers effectief 38 uur per week te laten werken. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om werknemers bijvoorbeeld 40 uur per week te laten presteren, maar daaraan een aantal ADV-dagen (= arbeidsduurvermindering) te koppelen.

Een werknemer die bijvoorbeeld 40 uur per week werkt (en dus 8 uur per maand ‘te veel’ heeft gewerkt), heeft recht op 12 betaalde dagen inhaalrust op jaarbasis.

Deze ADV-dagen moeten worden opgenomen in de loop van een referentieperiode die in principe maximum één jaar bedraagt. Deze periode moet niet noodzakelijk samenvallen met een kalenderjaar.

Afspraken omtrent niet-concurrentie

Het spreekt voor zich dat, wanneer u als werkgever een werknemer aanwerft, deze werknemer gedurende zijn tewerkstelling een bepaalde kennis, expertise en knowhow zal ontwikkelen.

Om te vermijden dat de werknemer na zijn tewerkstelling van deze opgebouwde kennis of knowhow gebruik zou maken bij een eventuele concurrerende werkgever, worden vaak geopteerd voor de opname van een niet-concurrentiebeding in de arbeidsovereenkomst.

Een concurrentiebeding is een beding in de arbeidsovereenkomst waardoor de werknemer zich ertoe verbindt na het vertrek uit de onderneming geen concurrentie te voeren. De kennis en knowhow die de werknemer dus gedurende zijn tewerkstelling bij de onderneming heeft opgedaan, kan hij of zij gedurende een bepaalde periode, binnen een bepaald gebied niet inzetten bij een concurrent van zijn of haar voormalige werkgever.

Een dergelijk niet-concurrentiebeding kan evenwel niet zomaar in iedere arbeidsovereenkomst worden ingelast, maar is onderworpen aan strenge geldigheidsvoorwaarden:

• Het beding moet schriftelijk vastgelegd zijn.

• Het concurrentiebeding moet van toepassing zijn op ‘gelijkaardige activiteiten’. Een beding dat ‘elke activiteit’ gedurende een bepaalde periode zou verbieden is bijgevolg nietig.

• Het beding moet geografisch beperkt zijn (niet verder dan het Belgisch grondgebied) en houdt best rekening met effectieve actieradius van de onderneming. Een concurrentiebeding bij een onderneming die regionaal actief is, moet best ook regionaal (geografisch) beperkt zijn.

• Een concurrentiebeding geldt enkel voor werknemers die minstens 36.785,00 EUR bruto / jaar verdienen; meer concreet geldt dat:
  • wanneer het bruto-jaarloon van de werknemer (bediende) tussen 36.785,00 EUR en 73.571,00 EUR ligt, het beding maar geldig is indien een CAO werd gesloten die de functies aanduidt waarvoor een niet-concurrentiebeding kan worden toegepast; In de praktijk zijn er amper sectoren die een niet-concurrentiebeding toelaten in deze looncategorie;
  • wanneer het bruto-jaarloon meer dan 73.571,00 EUR bedraagt, het beding altijd geldig is behalve voor functies die bij CAO werden uitgesloten.
    

• Tot slot moet het concurrentiebeding voorzien in een forfaitaire niet-concurrentievergoeding voor de werknemer die overeenstemt met de toepassingsduur van het beding wanneer de werkgever, binnen 15 dagen na het einde van de arbeidsovereenkomst, niet afziet van de effectieve toepassing van het concurrentiebeding. In de praktijk komt het vaak voor dat een werkgever, die het niet-concurrentiebeding in feite niet wenst te handhaven, om diverse redenen alsnog vergeet af te zien van de toepassing ervan. Dit leidt vaak tot (onnodige) financiële claims die mits een stipte opvolging van deze afspraken vermeden kunnen worden. Een gewaarschuwd werkgever is er dus twee waard…

Het niet-concurrentiebeding moet niet standaard opgenomen worden in de arbeidsovereenkomst, maar kan wel een optie zijn voor specifieke profielen binnen de onderneming.

Daarnaast gelden voor handelsvertegenwoordigers specifieke regels omtrent het niet-concurrentiebeding. Voor ondernemingen met een internationaal activiteitsveld of die over een eigen dienst voor onderzoek beschikken, zijn er afwijkingen mogelijk.

Besluit

Op het moment dat u als werkgever een geschikte kandidaat weet te strikken stopt het juridisch niet. Een arbeidsovereenkomst van bepaalde of onbepaalde duur? Wat met de (minimum)verloning van de werknemer? Zijn er passende alternatieve verloningsvormen? Wat met de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever? Wat met de arbeidsduur? Kan een niet-concurrentiebeding worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst?

Dit zijn allemaal vragen waarmee elke werkgever in de aanwervingsfase van een tewerkstelling geconfronteerd wordt. Het is van zeer groot belang om hier bij aanvang van de arbeidsovereenkomst reeds zo goed als mogelijk over na te denken. Zodanig kunnen passende afspraken ‘op maat’ gemaakt worden en bent u als werkgever hopelijk vertrokken voor een lange en gedegen samenwerking met uw werknemer(s).

DELEN: